5 anbefalinger til at komme godt i gang

Vi har arbejdet med optimering af forretningsprocesser i mange år, hvor vi har samlet masser af erfaring – både på den gode måde, der giver hår på brystet, og på den hårde måde, som mest bare giver grå hår på hovedet…

Så her får du vores Top 5-håndfuld anbefalinger til, hvordan I kommer godt i gang med at digitalisere og automatisere jeres forretningsprocesser, så I kan effektivisere og udvikle jeres forretning!

Start med at lave en PoC

Lad være med at tro, at I kan bygge Rom på en dag. Lige præcis for store og ambitiøst anlagte BPM-projekter (Business Process Management) er noget af det, som mange har brændt fingre og budgetter på. Vi har gode erfaringer med at arbejde agilt og bevæge os fremad skridt for skridt i stedet for the big bang.

Start med at lave en PoC (Proof of Concept), hvor I inden for en begrænset spilleplade får efterprøvet, om det kan betale sig at digitalisere og evt. automatisere jeres forretningsprocesser, og om I får de ønskede resultater ud af det. Med en PoC kommer I gennem et projekt i mindre skala, hvor I får synliggjort eventuelle udfordringer med teknikken, organisationen eller domænet.

Sæt scenen og rammerne for jeres PoC

Når opgaven er implementering af forretningsprocesser, så sæt fra starten scenen og rammerne. På den måde får I styr på omkostningerne, I sikrer fremdrift, og I undgår at opgaven løber af sporet – kort sagt, I sikrer, at I får noget for jeres investering.

Så selv i en slags mini- eller pilot-projekt som en PoC anbefaler vi altid, at det opdeles i sprint med løbende evaluering af, om man skal arbejde videre eller ej – og om noget skal justeres undervejs. Når vi laver PoC’er, sætter vi fx rammen til et forløb på 2 måneder, opdelt i 4 såkaldte sprints, hvor den sidste dag i hvert sprint bruges til evaluering og en beslutning om at fortsætte med næste sprint eller stoppe.

Tidsrammen skal naturligvis også være realistisk i forhold til den opgave eller proces, man vil have med i sin PoC. Det er klart, at digitalisering af en kompleks, ny forretningsproces ikke kan udføres på 4 uger – men en eksisterende forretningsproces som er meget tidskrævende og derfor har stort potentiale for effektivisering, kan godt udføres på 4 uger, hvis selve processen er ret simpel.

Fastlæg budget for PoC’en – og tjek også, om I skal betale licensomkostninger

Endelig er der jo også altid den pengemæssige side af sagen, som er med til at sætte rammen: Hvis budgettet for PoC’en er 5 mio. kr., så er det selvfølgelig en anden proces, der kan arbejdes med, end hvis budgettet er 50.000 kr.

En af de ting, I skal være opmærksomme på, er, at der er forskel på, hvad det koster at gennemføre en PoC rent licensmæssigt. PoC’en skal i sagens natur gennemføres med den BPM-it-løsning, man forventer at skulle anvende fremover. Nogle producenter af BPM-løsninger kræver licensbetaling, andre har mere fleksible muligheder.

Selv bruger vi Camunda som procesmotor til forretningsprocesser. Camunda tilbyder en open source version, som er gratis, og en licensbaseret enterprise version, som har flere features, adgang til support mv. Afhængig af opgaven kan den gratis open source-version være nok; ved andre opgaver kan der være brug for adgang til support og ekspert-hjælp hos producenten. I det tilfælde trækker vi på nogle muligheder, fordi vi er dansk Camunda-partner.

Udvælg en proces eller opgave at starte med

Tidskrævende opgaver og processer er oplagte at digitalisere og automatisere for at høste en økonomisk gevinst. Det er vigtigt at nævne, at en automatiseret forretningsproces sjældent er 100 % digitaliseret, men at der undervejs er manuelle processer, der skal udføres (fx at finde/plukke en vare på lageret kan være en manuel del af en proces). Vores erfaringer er, at tidskrævende opgaver ofte kan afgrænses til mindre processer, hvor gevinsten i sparede timer er kæmpestor.

’Ønskeopgaverne’ flytter forretningen i en ny retning, og de er i sagens natur en helt ny, uafprøvet måde at løse en opgave på. Det kan være, at processen endnu ikke er analyseret helt færdig – men når man begynder at arbejde med at beskrive processen og opgaverne, så får medarbejderne synliggjort, hvad der skal gøre, og hvordan man gør det. På den måde er det forretningsprocesserne, der er med til at påvirke, hvad og hvordan der skal arbejdes – og dermed påvirke forretningen.

Det har vi skrevet mere om i blogindlægget Virksomhedens forretningsprocesser kan blive jeres stærkeste konkurrenceparameter – hvis I vil?

Vælg den rigtige teknologi og it-løsning

Traditionelt har man arbejdet med digitalisering af forretningsprocesser og BPM-værktøjer ud fra en grundtanke om, at man skulle bruge en it-løsning, som favnede alt. Tanken bag var fin – hvis altså al virksomhedens forretnings-it er udviklet i det her produkt. Men sådan er det bare ikke i virkeligheden.

I dag er dagsordenen en anden, når man arbejder med it-løsninger. Nu har man meget mere fokus på, at virksomhedens mange, forskellige forretnings-systemer skal kunne tale sammen for at danne en forretningsenhed.

Markedet for BPM-løsninger er stadig præget af både den ’gamle’ og den ’nye’ måde at arbejde med BPM på, og det skal man være opmærksom på, når man vælger it-løsning. Fx så er grundtanken bag tyske Camunda, at deres BPM-løsning ikke skal være en monolit, men i stedet er en procesmotor til forretningsprocesser, som er stærk til at binde virksomhedens eksisterende og mange forskellige løsninger sammen.

Vi har skrevet mere om de krav, I skal stille til en god BPM-løsning i det her blogindlæg: Vil I optimere jeres processer ud fra jeres mavefornemmelse, eller vil I arbejde KPI-styret?

Og til sidst: Hvad skal I have ud af jeres PoC, for at den er tiden og pengene værd?

Det er vigtigt at holde sig for øje, hvad formålet med en PoC er. Derfor bør PoC’en give svar på nedenstående spørgsmål:

• Hvordan bliver forretningen løftet af at digitalisere forretningsprocesserne?
• Hvad er den økonomiske gevinst ved at automatisere processerne – sparede omkostninger, øget omsætning?
• Hvilke afledte effekter og nye muligheder får forretningen og IT-afdelingen indsigt i ved at automatisere processerne?
• Hvilken BPM-løsning er den bedste at anvende i jeres tilfælde?

PoC’ens resultat bør evalueres og dokumenteres i et afsluttende dokument.