Optimerer I jeres forretningsprocesser

Man kan spørge sig selv, hvorfor automatisering af forretningsprocesser er så vigtig. Det oplagte svar peger ofte på effektivisering og besparelse – men der er en grund, der er endnu vigtigere: Når I automatiserer jeres forretningsprocesser, bliver de målbare. Og først når jeres processer er målbare, kan I begynde at optimere dem og dermed optimere jeres forretning – ellers kan I kun gætte og eksperimentere!

Optimering af forretningsprocesser kan dreje sig om små, åbenlyse justeringer. Det kan også dreje sig som større justeringer, hvor målet kan være at flytte forretningen i en bestemt retning.

Med automatiserede forretningsprocesser kan I arbejde KPI-styret

Som eksempel kan vi forestille os, at en virksomhed har dokumenteret og automatiseret sin ansættelsesproces. Nu kan man begynde at måle på en række KPI’er, og fx få svar på:

• Hvor mange ansøgninger afvises efter første screening?
• Hvor mange ansøgninger afvises efter anden samtale?
• Hvor lang tid tager det at få gennemført en ansættelse gennemsnitligt?
• Er der flaskehalse i processen, som fx

• • Hvor i processen bruges der mest tid? Er der måske tunge manuelle aktiviteter, som kan automatiseres?
  • Hvilke aktiviteter i ansættelsen tager (for) lang tid?
  • Hvorfor følger de fleste ansættelser en bestemt vej gennem processen? Er der en grund til, at 80% af ansøgningerne afvises ved første screening?

Det vil ikke tage en medarbejder fra HR mange minutter at sætte fingeren på en række steder, hvor ansættelsesprocessen kan forbedres – og når man går i gang med at optimere ansættelsesprocessen, kan man med løbende opfølgning på KPI’erne hele tiden følge med i, om tiltagene har den ønskede effekt.

Optimering skal være KPI-styret for at have effekt

Når I skal optimere jeres processer, så drejer det sig om at finde de nøgleaktiviteter i forretningen, som I ønsker at måle på og optimere (og at erkende, at det er en opgave, I kommer til at stå overfor igen og igen!).

Når vi arbejder med optimering af forretningsprocesser hos vores kunder, stræber vi derfor efter at etablere en agil cyklus, hvor forretningsprocesser designes og automatiseres. Herefter begynder vi at optimere: vi kigger nærmere på historiske data og KPI’er med det åbenlyse formål at forbedre forretningsprocessen. Vi identificerer mangler og flaskehalse, hvorefter forretningsprocessen redesignes og tilrettes – og sådan fortsætter cyklus.

Stil krav til jeres BPM-løsning, så I får den rigtige procesmotor

Evnen til at optimere jeres forretningsprocesser og arbejde KPI-styret afhænger i uhyggelig høj grad af jeres valg af it procesmotor, altså jeres valg af BPM-løsning. Det er jeres BPM-løsning, som dokumenterer og styrer jeres forretningsprocesser.

Hos Openminds lægger ikke skjul på, at Camunda efter vores mening er en af de bedste løsninger på markedet. Vi har arbejdet med digitalisering og automatisering af forretningsprocesser det meste af vores arbejdsliv. Gang på gang har vi erfaret, at en afgørende disciplin for at opnå konkurrencemæssige fordele via processer er jeres evne til hele tiden at optimere processerne – baseret på viden og indsigt, ikke på formodninger og mavefornemmelser!

Lad mig derfor til sidst komme med nogle af de vigtigste krav, I skal stille til jeres BPM-løsning, når I skal optimere jeres forretningsprocesser og jeres forretning:

• Vælg en løsning, som gemmer alle afsluttede forretningsprocesser sammen med informationer om afviklingen af processerne, så I får et grundlag for at analysere jeres processer og udlede vigtige KPI’er. Det skal være muligt at svare på hvem, hvad og hvornår, fx hvem har godkendt en opgave, og hvornår er det sket?
• Vælg en løsning, hvor I kan analysere gennemførte processer og udlede ønskede KPI’er og nøgletal. Når I skal i gang med at optimere, skal I fx kunne se detaljer om, både hvor lang tid det har taget at gennemføre hver enkelt aktivitet i processen, og hvor lang tid det har taget at gennemføre hele processen. I skal også kunne periodeafgrænse.
• Vælg en løsning, hvor jeres slutbrugere selv kan definere relevante KPI’er, nøgletal og grafer og få informationerne præsenteret visuelt og overskueligt, fx ved at oprette rapporter og dashboards for bestemte forretningsprocesser eller forretningsområder.
• Vælg en løsning, hvor visualisering af KPI’er, nøgletal og grafer er baseret på live data, så I altid har et up to date overblik over jeres forretning.
• Det er et ekstra plus, hvis BPM-løsningen understøtter, at I kan eksportere data til jeres BI-løsning (business intelligence), så I kan foretage dataanalyse.

Evnen til at optimere jeres forretningsprocesser kræver det rigtige værktøj, så jeres BPM-løsning bliver jeres medspiller i stedet for at blive jeres modspiller.