Forretning + processer = konkurrenceevne. Hvis I vil?

Jeres forretningsprocesser er en af de stærkeste måder, hvorpå I kan differentiere jer fra konkurrenterne – men det kræver, at I er bevidst om jeres mindset. Hvordan opfatter I det at have forretningsprocesser, og med hvilke briller ser I på jeres processer?

Vi oplever ofte, at organisationer ser på forretningsprocesser som mere proces end forretning: at det primært handler om at effektivisere og slanke processerne for at omkostningsminimere. Altså et defensivt syn på processerne, hvis vi må sige det på den måde. Værre endnu, så oplever vi desværre også organisationer, som nærmest ikke er bevidste om, at de har forretningsprocesser – eller melder ud, at ’det har vi ikke nogen proces for’.

Så før I kan begynde at arbejde med jeres forretningsprocesser, kræver det bevidsthed om, at organisationens aktiviteter – og dermed virksomhedens samlede forretningsmodel – baserer sig på processer!

Alle virksomheder har forretningsprocesser

Alt hvad I gør i organisationen, og måden I gør det på, er i bund og grund en forretningsproces. En forretningsproces kan være en arbejdsgang, en opskrift, en vejledning, en skabelon eller en procedure for et arbejde, der skal udføres, fx:

• en montør der skal installere en elmåler
• en medarbejder der skal godkende et indkøb til lageret
• en kunde der bestiller et par sko gennem en onlinebutik
• en kunde der ønsker at tegne en ny forsikring
• en kundeservicemedarbejder der skal bestille opdatering hos en servicetekniker af teknisk udstyr hos en kunde
• en kunde der laver en låneansøgning hos et pengeinstitut via hjemmesiden.

Forretningsprocesserne er organisationens rygrad. De er en slags vejledninger i, hvordan arbejdet skal udføres, og de skaber struktur i virksomheden.

Virksomhedens medarbejdere ved nøjagtigt, hvad der skal gøres, og nye medarbejdere indsluses med mindst mulig oplæring, fordi de kan følge processerne. Det kan godt være, at ’proces’ ikke lige er det ord, man bruger om “Når ordren er i status Modtaget, så gør vi…” eller “Du skal huske at give tilbuddet status Afgivet, når…”. Men det er lige præcis, hvad det er: processer som styrer forretningen.

Forretningsprocesser er både proces og forretning

Så vidt muligt bør forretningsprocesser udføres på samme måde – gang efter gang – for at sikre en optimal og ensartet arbejdsgang, som kan udføres så hurtigt, effektivt og billigt som muligt.

Processerne repræsenterer samtidig den lovgivning, som virksomheden er forpligtiget til at overholde – de understøtter og dokumenterer lovkrav.

Forretningsprocesser skal sikre, at man ved, hvornår og hvor en bestemt vare er på lageret, så man kan oplyse forventet leveringstidspunkt til sine kunder – og rent faktisk levere som aftalt. Processerne er også med til at give en strømlinet kundeoplevelse, hvor man yder den samme ensartede og optimale kundeservice hver eneste gang.

Hvis I tager de briller på, hvor I ser på jeres forretningsprocesser som både forretning og proces, så er det tydeligt, hvorfor og hvordan I som virksomhed kan arbejde bevidst med jeres processer og høste fordele frem for konkurrenterne – ved at opnå det samme gode resultat hver gang.

Forretningsprocesser er et vigtigt styringsværktøj

Når I er bevidst om jeres processer, bliver det tydeligt, hvor kritiske de er for forretningen. Netop derfor skal forretningsprocesserne struktureres og beskrives formelt, for det skaber transparens og synlighed i forhold til, hvad I gør smart, og hvad I gør mindre smart.

Bevidstheden om struktur, ensartethed, lovkrav og viden om processerne er afgørende for at kunne justere og optimere processerne og flytte forretningen i den rigtige retning. I får et vigtigt styringsværktøj, og I kan måle resultatet af nye og ændrede tiltag.

Find det rigtige IT-system til at arbejde med jeres processer

At få processerne bearbejdet, struktureret og beskrevet, eventuel på diagramform, er et af de vigtigste skridt i retning af at gøre processerne synlige og forståelige for alle i organisationen. Den formelle beskrivelse er i sig selv en proces, hvor medarbejderne etablerer de optimale arbejdsgange i virksomheden.

Øget digitalisering er med til at drive virksomheder frem. Hvis I vil arbejde bevidst og offensivt med jeres forretningsprocesser, kræver det et værktøj, der kan hjælpe jer med at strukturere og forstå komplekse procedurer og processer. Det kræver et værktøj, som kan hjælpe jer med at automatisere mange af jeres forretningsprocesser. Og sidst men ikke mindst kræver det et værktøj, hvor det er nemt og fleksibelt at justere og tilpasse jeres forretningsprocesser til konkurrencevilkår, der hele tiden ændrer sig.

Camunda som procesmotor

Hos Openminds arbejder vi med forretningsprocesser hos nogle af landets største virksomheder, hvor både forretning og it-setup er komplekst. Gang på gang får vi bekræftet, at hver virksomhed har sit eget dna – sine egne processer, som er blevet udarbejdet, udført, revurderet og justeret i årevis.

I vores optik er Camunda blandt markedets absolut bedste IT-løsninger inden for BPM, Business Proces Management. Nogle af styrkerne ved Camunda er, at I kan konfigurere og tilpasse jeres processer til jeres dna og nemt integrere Camunda i jeres egen infrastruktur. Afviklingen af de enkelte processer håndteres af Camunda – der undervejs detaljeret dokumenterer hver eneste aktivitet. Dermed er der fuld audit og et perfekt grundlag for afrapportering til ledelsen og forretningen i øvrigt.

Automatiserede og digitaliserede forretningsprocesser er et stærkt konkurrenceparameter

Når I bliver bevidst om, at alt, hvad I gør i organisationen, og måden I gør det på, baserer sig på processer, så er det tydeligt, hvorfor jeres forretningsprocesser er jeres stærkeste konkurrenceparameter, og hvordan selv den ’mindste’ proces bidrager til jeres samlede forretningsmodel.

Hvis I samtidig vælger Camunda som IT-løsning, får I en motor, som kan sætte fart på digitaliseringen og give jer de nødvendige redskaber til at ændre jeres eksisterende processer til noget endnu bedre og få nye processer lanceret på en struktureret og intelligent måde.