Giv jeres legacy-system en agil skygge

Giv jeres legacy-system en agil skygge

Legacy-systemer bliver ofte set som den tunge arv fra fortiden. En arv man gerne vil slippe af med på samme måde, som man ønsker at slippe af med en jernlænke og kugle om anklen.

Men legacy-systemet er også en værdifuld arv, man ikke kan eller vil leve uden. Årtiers investeringer i specialiseret systemudvikling fokuseret på én virksomheds (eller branches) behov kan ganske enkelt ikke erstattes med noget (læs: standardsystemer med individuelle tilpasninger), der når legacy-systemet til sokkeholderne hvad angår skræddersyet forretningsfunktionalitet.

Få fleksibilitet og åbenhed ind i jeres legacy-system

I dette indlæg vil vi se på, hvordan brugen af forretningsprocesser kan hjælpe med at åbne et eksisterende kernesystem, så det kan interagere med andre af virksomhedens IT-systemer.

Ved at åbne jeres legacy-system kan I blive mere agile. I slipper for en lang række af de begrænsninger og ulemper i forhold til omkostninger, tid og funktionalitet, der ofte er kendetegnende for legacy-systemet.

Med en agil skygge giver I jeres legacy-system en ny fremtid

Vi åbner jeres legacy-system ved at bruge forretningsprocesser til at give jeres lukkede system en ’skyggeløsning’, der fx kan kigge i databaser efter ændringer i data.
Det kan give en række helt nye muligheder med jeres legacy-system, fx:

  • I kan arbejde med KPI’er baseret på hændelser i jeres legacy-system
  • I kan begynde at binde legacy-systemet sammen med eksterne systemer, fx CRM
  • I får dokumenteret de forretningsprocesser, der ligger inde i jeres legacy-system.

Dokumentationen kan bruges til onboarding af nye medarbejdere, til IT-revision, til synliggørelse af optimeringsmuligheder, til at få forretningsfokus på bestemte trin i en forretningsproces osv.

Sådan åbner man et lukket system – et eksempel

I dette tilfælde tager vi udgangspunkt i et forsikringssystem. Vi kender alle rutinen – en forsikringsassurandør ringer med et tilbud om nye og billigere forsikringer. Man mødes, og selskabet udarbejder et tilbud, som man takker ja til, og de hjælper med at få opsagt og flyttet de eksisterende aftaler. Dermed er man nu kunde i et forsikringsselskab.
Forsikringssystemet er en lidt ældre, helt igennem stabil, klassisk løsning – skærmbilleder, hvor man opretter og ændrer data, som opbevares i en central database. Natlige kørsler danner tilbud, opsigelser, flytninger, fakturaer, betalinger, ledelsesrapporter osv.

Undervejs i tilbudsforløbet har medarbejderen ændret på data (fx status) for at få systemet til at foretage en aktion. Lad os prøve at se på en forsimplet udgave af et tilbudsforløb.

Kunden ønsker et tilbud – assurandøren opretter stamdata – selskabet vurderer, om man ønsker kunden – i så fald fremsendes et tilbud – kunden accepterer, og “Ny kunde’-forløbet startes op.

Første trin i at åbne for forsikringssystemet er at få bekræftet, hvordan tilbudsfasen forløber. Diagrammet nedenfor giver et billede af, hvad der foregår.

Men hvad har det med åbning af et lukket system at gøre?

Her kommer det snedige: Man laver en ‘skyggeløsning’ – et tyndt lag der kigger ned i databasen efter ændringer. Efter filosofien ‘nok se, ikke røre’ læser man dataene direkte i kilden fra en af aktiviteterne.

[Opret tilbudskunde] vil givetvis oprette mindst en række i en databasetabel. [Vurdér kunde] opdaterer et felt. [Fjern kundedata] sletter en eller flere rækker. [Dan tilbud] genererer grundlaget for tilbudsdokumentet (eller selve dokumentet) osv.

Her kan man vælge at stoppe arbejdet med procesløsningen og bruge informationerne til KPI’er, fx hvor mange nye kunder har vi fået i denne måned? Hvor mange kunder har vi afvist? Hvor mange har takket nej? Hvor lang tid går der fra assurandørmødet, til kunden afviser eller godkender? Hver enkelt aktivitet læser i princippet, hvor i forløbet en tilbudskunde befinder sig, og det giver netop muligheden for at lave en hel række målinger på tilbudsforløbet. Man har åbnet kernesystemet en smule.

Man har også lavet en mere interessant åbning, nemlig muligheden for at arbejde videre udenfor kernesystemet. [Opret tilbudskunde] kunne kopiere data til fx et CRM-system. [Vurdér kunde] håndteres af backoffice – en del af vurderingerne kunne helt sikkert automatiseres efter et regelsæt. [Fjern kundedata] kunne fjerne al korrespondance med ’kunden’ (GDPR) osv.

Man udnytter, at åbningen netop har bragt forretningsprocesser til live, og man dermed har fået nye muligheder for sin forretning. Men, måske det vigtigste af alt, man har fået dokumenteret en forretningsproces.

Så hvis din virksomhed har behov for at få klarlagt, hvordan jeres medarbejdere arbejder med kernesystemet, eller I måske har brug for måltal til ledelsen og kan se ideen i klarhed – så kan vi hjælpe!

Aage Nielsen

Mail: ani@openminds.dk
Mobil: +45 5390 1639

Læs mere

Seneste blogindlæg

Det handler ikke kun om at udvikle gode systemer

Hør hvad vores tidligere studentermedhjælper, praktikant, bachelorstuderende og nu fastansatte medarbejder, Haroldas, har at sige om sin læring og udvikling hos Openminds.

Mød vores nyeste medarbejder Marius Thøgersen

Udvikleren skal kunne sit håndværk!
Det sikrer vi hos Openminds fx ved at holde ugentlige møder, hvor vi diskuterer faglige spørgsmål og trækker på hinandens styrker

Er ny teknologi ét skridt frem og to tilbage?

Danske virksomheder kan trække rigtig meget forretningsværdi ud af deres eksisterende it-setup uden at skulle investere i en masse ny teknologi. Men ny teknologi som fx AI og big data er blevet så hypet, at virksomhederne bliver i tvivl, om det overhovedet er muligt at udnytte data uden et CERN-lignende arrangement.