Kandidatlisten (nej, det er ikke titlen på en thriller!)

Når virksomheder skal i gang med at digitalisere deres forretningsprocesser, anbefaler vi i de fleste tilfælde at starte med at lave en POC (Proof Of Concept). Det giver sikkerhed for, at processer kan hjælpe, uden at det koster en bondegård.

POC’en kickstartes med en afgrænset proces, der er aftalt mellem forretningen, it-afdelingen og leverandøren – og processen skal virke, når POC’en er færdig!

4 udgangspunkter for at lave kandidatlisten

Hvordan finder I så den rigtige proces til POC’en? I udarbejder en kandidatliste og vælger herfra – enten finder I kandidaterne selv eller med kompetent assistance.

I kan starte på flere måder, helt afhængig af hvad der giver mest mening for jeres virksomhed.

• Tag udgangspunkt i virksomhedens forretningsmål
  Tag udgangspunkt i jeres forretningsmål, og lav en baglæns kortlægning af målene: Hvorfra kommer output? Er der mål eller måske delmål som ikke opfyldes?Et forretningsmål kunne fx være: “Alle vores ordrer skal være pakket og afsendt indenfor 48 timer”. I organisationen har man har en fornemmelse af, at det ikke altid lykkes. Dermed et muligt emne til kandidatlisten!
• Tag udgangspunkt i et it-system
  Hvordan og hvad gør medarbejderne i systemet? Er der bygget processer ind i løsningen? Er de tilstrækkelige? Målbare? I kan se nærmere på, hvorfra der kommer input til systemet, og hvor ofte? Eller I kan kigge på output, og om I kan trække de oplysninger, I gerne vil?I opretter fx en ordre i e-conomic med integration fra jeres webshop. Data overføres, når kunden har trykket og godkendt købet. En gang i timen tjekker salgsafdelingen efter nye ordrer, tjekker lageret, sender ordrebekræftelse og sætter ordren i status ’Klar til pakning’.
  Et muligt emne til kandidatlisten!
• Tag udgangspunkt i organisationen
  Måske er jeres lager stort set fuldt ud digitaliseret med scannere, plukkerobotter og pakkelinje – og alligevel er der visse ordrer, som sendes for sent. Lageret er digitaliseret, men har et problem – og er dermed en kandidat til listen!Det kan også være, at salgsafdelingen ikke fungerer optimalt. De har fornemmelsen af altid at være bagud, har svært ved at dokumentere resultatet af arbejdet, og der laves for mange fejl med returvarer og krediteringer som resultat. Salgsafdelingen vil gerne have hjælp til at få en bedre hverdag, og de giver selv udtryk for at have en eller flere kandidater til listen.
• Tag udgangspunkt i den enkelte medarbejder – i rollen
  Få medarbejderen til at beskrive, hvad hun/han laver? Er der idéer til noget, som kan forbedres? Er der noget, der tager lang tid, eller spænder over lang tid (flere dage)? Bruger medarbejderen flere systemer – samtidig? Hvad kan en typisk fejl være? Undervejs i samtalen vil der sikkert dukke en eller flere kandidater op!

Indhold i kandidatbeskrivelse

Kandidatlisten skal give jer et redskab til at vælge, hvilke(n) kandidat(er) I ønsker at digitalisere.
Når I beskriver hver enkelt kandidat – forretningsproces – skal der kun være de absolut nødvendige oplysninger, der kickstarter arbejdet med at få det ønskede resultat.

Navn: Pak og send
Organisation: Peter’s team
Beskrivelse: Når varerne er plukket, skal de pakkes forsvarligt. Den som pakker, laver pakkelabel i GLS-systemet – oplysningerne fremsøges og kopieres fra ordren i e-conomic. Fra e-conomic udskrives returseddel og følgeseddel. Pakning foretages, label påsættes. Herefter sættes status til ’Afhentning’ i GLS-systemet. Varen transporteres til pickup i lagerhal 1. Pakkeren sætter ordren til ’Afsend’t i e-conomic, og der genereres en mail til kunden.
Hvorfor: Vi har en fornemmelse af, at for mange ordrer ikke bliver afsendt indenfor 48 timer.
Ønsket resultat: Vi skal kunne se, at 90% af alle ordrer er afsendt indenfor 48 timer. Keld skal have en mail med de ordrer, hvor det ikke lykkedes.

Nu har I kandidatlisten, og I er klar til at udvælge den proces, som skal bruges i POC’en!

Vi hjælper gerne med at få udarbejdet jeres kandidatliste, og ellers er det bare på med vanten – både med kandidatlisten og POC’en. POC’en har vi lavet gode tips til her